Politique de confidentialité
Nous, Alinéa Notaires inc., nous engageons à respecter la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de nos clients et de toutes les personnes qui utilisent nos services. Cette politique de confidentialité vise à vous informer de la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Collecte de documents et renseignements personnels
Nous ne collectons que les documents et renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services notariaux et à la réalisation de nos obligations légales. Les renseignements personnels que nous pouvons collecter comprennent, notamment, selon le type de dossier, les noms, adresses, numéros de téléphone, adresses courriel, numéro d’assurance sociale, date de naissance, numéro d’assurance maladie, état civil et régime matrimonial, occupation, informations financières et familiales et toutes autres informations pertinentes à nos services.
Les documents personnels que nous pouvons collecter comprennent, notamment, selon le type de dossier, des pièces d’identité valides permettant de vérifier vos renseignements personnels et votre identité (permis de conduire, carte d’assurance maladie, passeport, carte NEXUS, carte d’assurance sociale, carte de résident permanent, certificat de naissance, etc.), et tout autre document pertinent à nos services, tel que votre contrat de mariage ou jugement de divorce, etc.
Nous collectons tous les documents et renseignements personnels en vous les demandant lors de la prestation de nos services par voie téléphonique, par visioconférence ou en présence physique, ou en consultant des registres publics, tel le Registre foncier du Québec, le Registre des droits personnels et réels mobiliers et le plumitif.
Utilisation des renseignements personnels
Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement dans le cadre suivant :
- la fourniture de nos services notariaux, y compris la consultation juridique, la préparation de documents juridiques, la rédaction de contrats, l'exécution de transactions et toutes autres activités liées à l'exercice de la profession de notaire;
- afin de répondre à nos obligations professionnelles ;
- afin de maintenir nos relations d’affaire avec notre clientèle; ou
- pour la conduite générale de nos affaires, soit pour la gestion des comptes clients, la facturation et l’administration.
Nous n'utiliserons pas vos renseignements personnels à des fins commerciales non liées à nos services, sauf si vous y consentez expressément.
Divulgation des renseignements personnels
En vertu des lois et règlements qui régissent la profession de notaire et du secret professionnel liant le notaire et le client, nous ne divulguons aucuns renseignements personnels, sauf dans les cas suivants :
- avec votre consentement explicite;
- aux personnes et aux entités autorisées par la loi;
- à d’autres professionnels et des tiers dans le contexte de procédures légales ; ou
- Si nous sommes obligés de le faire, notamment par ordonnance du tribunal.
Conservation des renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été collectés, sauf si une conservation plus longue est requise en vertu des obligations légales et règlementaires régissant les notaires. Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, utilisation abusive, divulgation ou destruction.
Les données numériques sont hébergées de façon sécuritaire par des fournisseurs autorisés par la Chambre des notaires du Québec sur des serveurs situés au Canada.
Les données sous support papier sont conservées de façon sécuritaire à notre étude et leur accès est restreint aux personnes autorisées.
Accès et correction des renseignements personnels
Vous avez le droit d'accéder à vos renseignements personnels que nous détenons et de demander leur correction si vous constatez qu'ils sont inexacts, incomplets ou désuets. Vous pouvez aussi demander leur suppression, à moins que nous soyons tenus de les conserver en raison des lois et règlements gouvernant les notaires. Veuillez nous contacter aux coordonnées fournies à la fin de cette politique pour exercer ces droits. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les délais fixés par la loi.
Fuites et incidents
Malgré toutes nos précautions, en cas d’incident de confidentialité, nous nous engageons à agir conformément avec les obligations législatives qui seraient en vigueur à cette époque, notamment à prévenir la Commission d’accès à l’information, ainsi que les personnes visées par cet incident.
Cookies et technologies similaires
Notre site web peut utiliser des cookies et d'autres technologies similaires pour améliorer votre expérience utilisateur et recueillir des informations sur la manière dont vous utilisez notre site. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies, mais cela peut limiter certaines fonctionnalités de notre site.
Modifications de la politique de confidentialité
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, conformément aux exigences légales. Les modifications apportées à cette politique seront publiées sur notre site web et entreront en vigueur dès leur publication. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour rester informé de nos pratiques en matière de confidentialité.
Nous contacter
Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant cette politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessous :
Caroline Allard
1935, rue des Carrières
Montréal, Québec
H2G 1W5
confidentialite@alineanotaires.com
Si vous souhaitez également formuler une plainte concernant la présente politique de confidentialité ou les procédures établies par l’étude, nous vous invitons également à communiquer avec la personne ci-dessus.
Nous nous engageons à examiner et à résoudre rapidement toutes les préoccupations concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.